Die Benutzung des Archivs
Das Historische Archiv der Universität zu Köln ist nicht Hüter eines Geheimwissens:
Als öffentliches Archiv steht die Benutzung jedem offen, der ein berechtigtes Interesse hat. Darunter fallen alle Sparten wissenschaftlicher Forschung, aber auch die Wahrung persönlicher und rechtlicher Belange sowie die dienstliche Ausleihe durch die Dienststellen der Universität zu Köln. In allen diesen Fällen sind die Vorgaben des Archivgesetzes für das Land NRW zu beachten!
Der Regelfall ist die Einsichtnahme bei uns. Eine Benutzung findet aber nicht erst mit Ihrem Besuch bei uns statt - auch Anfragen im Vorfeld gehören bereits dazu: Wenn Sie etwas über die vorhandene Überlieferung zu einem Thema wissen möchten, geben Sie bitte möglichst genau an, worüber Sie arbeiten, oder zu welchem anderen Zweck Sie das Archiv benutzen möchten: je mehr Informationen Sie uns geben, desto genauer können wir prüfen, ob wir Ihnen helfen und was Sie bei uns finden können. Gegebenenfalls weisen wir Sie auf besondere rechtliche Bedingungen hin.
Über das Kontaktformular auf dieser Seite erreichen Sie uns unabhängig von unseren Öffnungszeiten und bequem von Ihrem Rechner aus! Die Antwort erhalten Sie von uns per E-Mail. Bitte achten Sie darauf, Ihre Post- und eMail-Adresse korrekt einzugeben, da wir Ihnen sonst die Antwort nicht zustellen können und Ihre Anfrage gelöscht wird.
Wenn Sie uns Ihre Frage per Email schicken möchten, benutzen Sie dazu bitte das Kontaktformular. Briefliche Anfragen richten Sie bitte an folgende Adresse:
Universität zu Köln
Historisches Archiv
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Telefonische und schriftliche Auskünfte beschränken sich auf die Benennung vorhandener Bestände bzw. im Einzelfall konkreter Archivalien zu Ihrer Frage. Wir bemühen uns, Ihnen zeitnah zu antworten, manchmal müssen wir aber unsere Aufgaben priorisieren. Eine Beantwortung kann daher - vor allem bei erhöhtem Rechercheaufwand - bis zu vier Wochen in Anspruch nehmen.
Die notwendigen Kenntnisse bei der Benutzung müssen wir bei Ihnen voraussetzen. Es besteht auch kein Anspruch auf Lesehilfen, in Einzelfällen unterstützen wir Sie nach Möglichkeit natürlich gerne. Während Ihres Besuchs stehen wir nach Möglichkeit auch zur Beantwortung von Fragen zur Verfügung. Da die Benutzerbetreuung aber nur eine unserer vielfältigen Aufgaben ist, bitten wir um Ihr Verständnis, wenn dies einmal nicht kurzfristig möglich sein sollte. Wir nehmen uns auch gerne Zeit für eine ausführlichere persönliche Beratung: Melden Sie sich dafür aber bitte mindestens eine Woche vorher über unser Kontaktformular oder unter historisches-archiv(at)uni-koeln(dot)de an.
Eine unangemeldete Benutzung ist generell nicht möglich.
Wir versuchen, Sie zu den Quellen zu bringen, die für Ihre Arbeit wichtig sein können - wir übernehmen aber nicht die Forschungsarbeit für Sie: Inhaltliche Recherchen, vor allem wenn sie eine persönliche Einsichtnahme ersetzen, führen wir generell nicht durch; auch eine Beauftragung von Reproduktionen ist NICHT möglich.
Der Sonderlesesaal
Der Lesesaal historische Sammlungen wurde am 26. März 2001 durch den Rektor der Universität eröffnet. Er vereinigt die Benutzung besonders schützenswerter Bestände der USB und der unikalen Bestände des Universitätsarchivs unter einem Dach. Hier findet ein Großteil der qualifizierten Auskunft statt.
Die Einsichtnahme in Archivgut ist ausschließlich hier möglich; eine Vorlage in den anderen Lesesälen der USB oder eine Ausleihe ist nicht möglich. Termine für eine Benutzung des Archivs können nur dienstags bis donnerstags vereinbart werden. Freitags ist das Archiv für die Benutzung geschlossen.
HINWEIS: Möchten Sie Bestände der Universitäts- und Stadtbibliothek im Sonderlesesaal benutzen, wenden Sie sich bitte an sammlung(at)ub.uni-koeln(dot)de. Ob eine Anmeldung dafür erforderlich ist, erfahren Sie dort.
| Benutzungszeiten im Archiv | |
|---|---|
| Mo | geschlossen (seit 1.1.2026) |
| Di und Mi | 10.00 - 16.00 Uhr |
| Do | 10.00 - 18.00 Uhr |
| Fr. | geschlossen |
Benutzungsformulare und Emailadressen
Wir beraten Sie gerne
Haben Sie Fragen zum Archiv, oder benötigen Sie Hilfe bei der Informationssuche? Wir helfen Ihnen schnell und kompetent weiter!
In der Universität zu Köln herrscht in den Verwaltungsbereichen die Gleitende Arbeitszeit. Sie erreichen uns persönlich sowie telefonisch in jedem Fall in der Kernarbeitszeit
- montags bis donnerstags von 9.00 Uhr bis 15.00 Uhr,
- freitags ist das Archiv für die Benutzung geschlossen.
Allerdings sind nicht immer alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Pausenzeit von 12.00 bis 13.00 Uhr erreichbar.
Über das Kontaktformular auf dieser Seite erreichen Sie uns unabhängig von unseren Öffnungszeiten und bequem von Ihrem Rechner aus! Die Antwort erhalten Sie von uns per E-Mail. Bitte achten Sie darauf, Ihre Post- und eMail-Adresse korrekt einzugeben, da wir Ihnen sonst die Antwort nicht zustellen können und Ihre Anfrage gelöscht wird.
Auskünfte beschränken sich auf die Benennung vorhandener Bestände bzw. im Einzelfall konkreter Archivalien zu Ihrer Frage. Wir bemühen uns, Ihnen zeitnah zu antworten, manchmal müssen wir aber unsere Aufgaben priorisieren. Eine Beantwortung kann daher - vor allem bei erhöhtem Rechercheaufwand - bis zu vier Wochen in Anspruch nehmen.
Während Ihres Besuchs stehen wir nach Möglichkeit auch zur Beantwortung von Fragen zur Verfügung. Da die Benutzerbetreuung aber nur eine unserer vielfältigen Aufgaben ist, bitten wir um Ihr Verständnis, wenn dies einmal nicht kurzfristig möglich sein sollte. Wir nehmen uns auch gerne Zeit für eine ausführlichere persönliche Beratung: Melden Sie sich dafür aber bitte mindestens eine Woche vorher über unser Kontaktformular oder unter historisches-archiv(at)uni-koeln(dot)de an.
Eine Benutzung ist ausschließlich nach rechtzeitiger Voranmeldung möglich. Eine unangemeldete Benutzung ist generell nicht möglich.
Do's & dont's Oder: was wir (nicht) leisten
Der Regelfall der Benutzung ist die persönliche Einsichtnahme in die Unterlagen. Die dafür notwendigen Kenntnisse müssen wir bei Ihnen voraussetzen. Es besteht kein Anspruch auf Lesehilfen. In Einzelfällen unterstützen wir Sie nach Möglichkeit natürlich gerne.
Der Job von Archivarinnen und Archivaren ist es, Sie zu den Quellen zu bringen, die für Ihre Arbeit wichtig sein können. Wir erledigen keine Forschungsarbeiten für Sie! Inhaltliche Recherchen, vor allem wenn sie eine persönliche Einsichtnahme ersetzen, führen wir generell nicht nicht durch. Dies betrifft insbesondere folgende, immer wieder an uns herangetragene Anfragen:
Wir recherchieren keine Prüfungsordnungen - bitte konsultieren Sie dazu selbst die Amtlichen Mitteilungen der Universität.
Wir stellen keine Studienzeitbescheinigungen zum Zweck der Vorlage bei Rentenversicherungsträgern durch. Bitte wenden Sie sich dazu an das Studierendensekretariat.
Wir sind nicht für den Ersatz verloren gegangener Abschlusszeugnisse zuständig.
Das "clearing" oder die "verification" von Studienzeiten oder Abschlüssen im Rahmen von Bewerbungen durch dazu beauftragte Agenturen gehört ausdrücklich nicht zu den Aufgaben des Archivs. Wir lehnen daher alle entsprechenden Anfragen ohne Ausnahme ab.
Rechtliches
Bei der Benutzung von Archivunterlagen sind bis zum Erlass einer Archivsatzung der Universität die gesetzlichen Vorschriften des Archivgesetzes für die staatlichen Archive im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) in der jeweils gültigen Fassung zu beachten:.
Von der Benutzung grundsätzlich ausgeschlossen sind danach Sachakten, die noch nicht 30 Jahre geschlossen sind. Bei personenbezogenen Unterlagen (u.a. Personalakten, aber auch Prüfungsakten) treten zusätzlich folgende Beschränkungen hinzu:
Außer dem Betroffenen darf das Universitätsarchiv hier erst 10 Jahre nach dem Tod (oder hilfsweise 100 Jahre nach der Geburt) und 30 Jahre nach Schließung der Akte Einsicht gewähren. Die 30jährige Sperrfrist ist also immer zu beachten. Grunsätzlich gelten diese Sperrfristen auch für die Dienststellen der Universität zu Köln!
Da häufig nachgefragt, weisen wir darauf hin, daß das Universitätsarchiv Examensarbeiten, sofern sie archiviert werden, aus urheberrechtlichen Gründen bis 70 Jahr nach dem Tod des Verfasser/der Verfasserin nicht vorlegt. Ausnahme: Der Benutzer legt eine schriftliche Einverständniserklärung des Prüflings vor.
Das Universitätsarchiv Köln kann keine Bescheinigungen aus seinen Unterlagen erteilen; diese müssen Sie über die vormals aktenführende Stelle anfordern. Dabei sind die archiv- sowie datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Allerdings ist zu beachten, daß das Archiv alle Abgaben "bewertet" und daß am Ende dieses Prozesses nur ein kleiner Teil von 3-4 % dauerhaft ins Archiv gelangt, der überwiegende Teil nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen dagegen datenschutzkonform vernichtet wird.
Im Einzelfall beraten wie Sie hier gerne weiter.
Reproduktionen
Das auch in unserem Archiv geltende Archivgesetz des Landes NRW gewährt Benutzer*inne*n ein Recht auf Benutzung von Unterlagen, die keinen Sperr- und Schutzfristen mehr unterliegen. Dieses Recht beschränkt sich auf die persönliche Einsichtnahme in die Unterlagen im Archiv.
Ein Recht auf Reproduktionen gewährt das Archivgesetz NRW hingegen nicht. Da das Historische Archiv der Universität aus personellen Gründen keine Reprographie unterhalten und durchführen kann, werden weder Scans noch Kopien angefertigt.
Die Anforderung von Reproduktionen anstelle der persönlichen Einsichtnahme ist daher nicht möglich.
Last but not least: Das selbständige Fotografieren ist nicht erlaubt.
Wenn Sie einmal Ihr Kind mitbringen müssen ...
Kleinkinder sind ja eher seltene Benutzer bei uns im Archiv. Aber manchmal müssen (studierende) Eltern ihren Nachwuchs trotzdem zu Recherchen mitnehmen.
Weil die Kleinen (meistens) noch kein Interesse an Schedel, Hittorf und Akten haben, steht auf Nachfrage eine kleine Kiste mit Spielsachen, Malzeug und Bilderbüchern zur Verfügung. Wenden Sie sich bitte bei Interesse an die Lesesaalaufsicht, die Ihren Bedarf an uns weiterleitet.