Bei der Benutzung von Archivunterlagen sind bis zum Erlass einer Archivsatzung der Universität die gesetzlichen Vorschriften des Archivgesetzes für die staatlichen Archive im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) in der jeweils gültigen Fassung zu beachten:.

Von der Benutzung grundsätzlich ausgeschlossen sind danach Sachakten, die noch nicht 30 Jahre geschlossen sind. Bei personenbezogenen Unterlagen (u.a. Personalakten, aber auch Prüfungsakten) treten zusätzlich folgende Beschränkungen hinzu:

Außer dem Betroffenen darf das Universitätsarchiv hier erst 10 Jahre nach dem Tod (oder hilfsweise 100 Jahre nach der Geburt) und 30 Jahre nach Schließung der Akte Einsicht gewähren. Die 30jährige Sperrfrist ist also immer zu beachten. Grunsätzlichg gelten diese Sperrfristen auch für die Dienststellen der Universität zu Köln!

Da häufig nachgefragt, sei hier darauf hingeweisen, daß das Universitätsarchiv Diplom- und Magisterarbeiten aus urheberrechtlichen Gründen nicht vorlegt. Ausnahme: Der Benutzer legt eine schriftliche Einverständniserklärung des Prüflings vor.

Das Universitätsarchiv Köln kann keine Bescheinigungen aus seinen Unterlagen erteilen; diese müssen Sie über die vormals aktenführende Stelle anfordern. Dabei sind die archiv- sowie datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Allerdings ist zu bedenken, daß das Archiv alle Abgaben "bewertet" und daß am Ende dieses Prozesses nur ein kleiner Teil von 3-4 % dauerhaft ins Archiv gelangt, der überwiegende Teil nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen dagegen datenschutzkonform vernichtet wird.

Im Einzelfall beraten wie Sie hier gerne weiter.