Wichtiges in Kürze ("FAQ's")
| Anfragen: | Postadresse: Universität zu Köln, Universitätsarchiv, Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln Email: historisches-archiv@uni-koeln.de Siehe auch Email. |
| Archivbibliothek: | Während der Öffnungszeiten des Sonderlesesaals Historische Sammlungen steht Ihnen als Archivbenutzer/in die Handbibliothek zur Verfügung. Die Archivbibliothek ist als Dienstbibliothek reiner Präsenzbestand, eine Ausleihe oder Fernleihe ist nicht möglich. |
| Ausleihe: | Im Gegensatz zur Universitäts- und Stadtbibliothek können Sie Archivunterlagen sowie Bücher aus unserer Dienstbibliothek nicht entleihen. Auch eine Entleihung in andere Archive ist nicht möglich. Gegebenenfalls werden den Dienststellen der Universität zu Köln von ihnen abgegebene Unterlagen auf kurze Zeit nach Maßgabe der Sperrfristen in die Diensträume ausgeliehen; ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht. |
| Benutzung: | Der Normalfall der Benutzung ist die persönliche Einsichtnahme. Bitte melden Sie wegen der begrenzten Zahl von Arbeitsplätzen Ihren Besuch rechtzeitig im Sonderlesesaal rechtzeitig (etwa eine Woche vorher) an. Recherchen für unsere Benutzer führen wir au personellen Gründen nicht durch. |
| Benutzungsantrag: | Bitte füllen Sie vor oder bei Ihrem ersten Besuch den Benutzungsantrag vollständig und leserlich aus und unterschreiben diesen. Für jedes Kalenderjahr ist ein neuer Antrag auszufüllen, ebenso für jedes neue Thema, das Sie im Archiv bearbeiten möchten. |
| Bereithaltung: | Im Vorfeld Ihres Besuches oder bei der Erstberatung haben die Mitarbeiter Sie sicher schon auf einschlägige Akten hingewiesen, diese legen wir Ihnen für Ihren Besuch gerne bereit. Bitte beachten Sie: Aufgrund des geringen zur Verfügung stehenden Platzes im Stahlschrank werden Akten nur bis spätesten drei Tage nach dem vereinbarten Besuchstermin im Sonderlesesaal bereitgehalten und dann ohne weitere Ankündigung reponiert. |
| Bescheinigungen und Zweitschriften: | Bescheinigungen und Zweitschriften erhalten Sie nur über die vormals aktenführenden Dienststellen, v.a. die Prüfungsämter und das Studierendensekretariat. Bitte beachten Sie: Nach Abgabe an das Archiv wird von den Prüfungsakten der ersten Studienabschlüsse (Magister, Diplom, künftig auch Bachelor und Master) nur ein kleiner Teil der Prüfungsakten archiviert, der Rest wird vernichtet. Daher können meist von Diplom- und Magisterprüfungszeugnissen keine Zweitschriften angefertigt werden, sondern nur Bescheinigungen über die Ablegung der Prüfung. Von Doktor- und Habilitationsurkunden können dagegen in der Regel durch die Dekanate Zweitschriften angefertigt werden. Für Zweitschriften von Staatprüfungszeugnissen ist das jeweilige staatliche Prüfungsamt und nicht die Universität zuständig. Bitte beachten Sie: Für die Ausfertigung einer Bescheinigung oder Zweitschrift sind Gebühren in Höhe von jeweils 10,00 Euro zu entrichten. |
| Bestellungen: | Bestellungen von Akten bitte nur mit den vollständig ausgefüllten Leihscheindoppeln (pro Akte ein Doppel!), die im Sonderlesesaal ausliegen. Wir bemühen uns, Ihnen die Akten möglichst schnell auszuheben - nach Maßgabe des sonstigen Dienstbetriebs. Aushebezeiten sind Montag bis Freitag um 11.00 . Bitte beachten Sie, daß nur noch bis zu zehn Akten gleichzeitig vorgelegt werden. |
| Dürfen: | Sofern Sie ein berechtigtes Interesse (wissenschaftlich, publizistisch, rechtlich) glaubhaft machen, dürfen Sie gemäß § 5 - 7 ArchivG NW das Universitätsarchiv als ein öffentliches Archiv nutzen, siehe auch Können. |
| Email: | Bitte richten Sie Anfragen nicht an einzelne Mitarbeiter, sondern nur an Es ist nicht nur eine Frage der Etikette: Email-Anfragen ohne Mitteilung einer Postanschrift (kein Postfach!) werden nicht beantwortet! |
| Erstberatung: | Sie erhalten in der Regel eine Erstberatung durch einen Mitarbeiter des Universitätsarchivs, in dem Sie auf einschlägige Archivbestände und gegebenenfalls in der Archivbibliothek vorhandenen Sekundärliteratur hingewiesen werden. Diese kann auch im Vorfeld Ihres Besuches schriftlich erfolgen. Weitere Recherchen müssen Sie in der Regel selbständig durchführen, siehe Können. |
| Examensarbeiten: | In zunehmendem Maß entstehen anhand des bei uns verwahrten Materials auch Abschlußarbeiten. Wir freuen uns darüber sehr, fördern doch diese arbeiten unsere Detailkenntnis der Universitätsgeschichte. Bitte beachten Sie dabei aber im Vorfeld folgendes:
Die selbständige Recherche und Auswertung der Quellen für die Abschlussarbeit ist eine wesentliche Prüfungsleistung - überlegen Sie daher bitte, ob Sie die entsprechenden Fertigkeiten mitbringen. Von allen mit unserem Archivmaterial angefertigten Examensarbeiten erhält das Universitätsarchiv unaufgefordert ein kostenloses Belegexemplar, das wir in die Bibliothek einstellen. |
| Fotografieren: | Die Benutzung von Fotoapparaten im Lesesaal Historische Sammlungen ist bei Archivbenutzungen ohne Ausnahme nicht gestattet. |
| Führungen: | Im Rahmen der Kapazitäten bieten wir für Lehrveranstaltungen der historischen Disziplinen, für Schülergruppen, für interessierte Mitarbeiter der Universität, aber auch für die Bürger (nur Gruppen!) Führungen durch das Universitätsarchiv an, bei denen wir Ihnen unsere Arbeit erläutern und das Archiv zeigen (1 - 1 ½ Stunden). Bitte wenden Sie sich bei Interesse rechtzeitig (mindestens einen Monat vorher) an den Universitätsarchivar Herrn Dr. Freitäger. |
| Garderobe: | Taschen und Mäntel bitten wir Sie in den Schliessfächern vor Betreten des Sonderlesesaals einzuschliessen. Taschen und Mäntel sind hier ausdrücklich nicht erlaubt. |
| Können: | Sie müssen das "Handwerkliche" beherrschen, wenn Sie unser Archiv benutzen, d.h.
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| Öffnungszeiten: | Sonderlesesaal Historische Sammlungen
Darüber hinaus können keine Sonderöffnungen vereinbart werden. Sprechstunden im Archiv nur nach Voranmeldung in der Kernarbeitszeit (Montag-Donnertag 9.00-15.00 Uhr). |
| Praktika: | Das Archiv ist aus personellen Gründen nicht in der Lage, Praktika anzubieten. |
| Reproduktionen: | Nach dem Archivgesetz besteht kein Anspruch auf die Anfertigung von Reproduktionen. Bis zum Erlaß einer Archivsatzung können keine Reproduktionen mehr angefertigt werden. Die Fotostelle der Universitäts- und Stadtbibliothek wird nicht mehr in Anspruch genommen. Die Benutzung von Fotoapparaten (analog und digital) oder Scannern im Lesesaal zur selbständigen Anfertigung von Reprodktionen ist bei Archivunterlagen nicht gestattet. |
| Sonderlesesaal Historische Sammlungen: | Ausschließlich hier werden Archivunterlagen während der Öffnungszeiten vorgelegt. Eine Ausleihe oder die Vorlage im Lesesaal der Universitäts- und Stadtbibliothek ist nicht möglich. Siehe auch Bereithaltung Fotografieren, Öffnungszeiten. |
| Sperrfristen: | Gemäß § 7 Abs. 2 unterliegen Archivunterlagen gesetzlich angeordneten Sperrfristen. Diese betragen in jedem Fall 30 Jahre nach Schließung der Akte, bei personenbezogenen Unterlagen kommen hierzu noch 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen. Für wissenschaftliche Forschungen können diese Sperrfristen verkürzt werden. Infolge der gesetzlich angeordneten Übergabe von Akten an das Universitätsarchiv, die an die Stelle des datenschutzrechtlichen Löschungsgebot tritt und dieses ersetzt, gelten diese Fristen auch für die Dienststellen der Universität. |
| Verkürzung der Sperrfristen: | Sofern Sie Unterlagen aus dem Universitätsarchiv einsehen wollen, die nicht länger als 30 Jahre angeschlossen sind bzw. bei personenbezogenen Unterlagen ist der Betroffene noch nicht länger als 10 Jahre verstorben, können Sie per Post einen Antrag auf Verkürzung der Sperrfrist stellen.
Das Universitätsarchiv gibt dann für den Rektor der Universität eine Stellungnahme mit der Empfehlung zur Genehmigung bzw. gegebenenfalls auch Ablehnung ab. Über das Ergebnis erhalten Sie einen Bescheid. |