Ablegen und Aufbewahren
Das A und O einer geordneten Aussonderung ist die korrekte Ablage der laufenden Unterlagen. Diesem Zweck dienen Aktenpläne. Seit der Mitte der 1970er Jahre verzichtete die Universitätsverwaltung auf eine Zentralregistratur, die diese Aufgaben übernahm, zugunsten der Sachbearbeiterablage. Für den Bereich der Zentralen Hochschulverwaltung gibt die Schriftgutordnung einen einheitlichen Aktenplan vor und regelt die Vergabe der Aktenzeichen.
Das Universitätsarchiv ersetzt nicht Ihren Altaktenkeller, sondern ist ausschließlich Endarchiv: Grundsätzlich sind die Dienststellen gehalten, die Unterlagen während der gesetzlich angeordneten Aufbewahrungsfristen in ihren Räumen aufzubewahren. Diese Fristen sind für die Universitätsverwaltung in der Schriftgutordnung in der jeweils aktuellen Fassung geregelt. Eine Übernahme von Akten durch das Universitätsarchiv vor Ablauf dieser Fristen ist nur in begründeten Ausnahmen und in Absprache möglich.
Der früher auch an der Universität zu Köln gültige Erlaß des Wissenschaftsministers vom 17.2.1978 (Z A 7 - 2023.0, GABl NW, S. 100) wurde am 7.10.2004 ersatzlos aufgehoben. Daher existiert derzeit für die Prüfungsämter nur noch folgende bindende Aufbewahrungsfrist: Die Prüfungsakten sind nach Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses fünf Jahre - entsprechend der längsten Frist über die Rücknahme eines Grades durch die Fakultät wegen Täuschung im Prüfungsverfahren - aufzubewahren.
Nach Ablauf der durch Rechtsvorschriften und die Schriftgutordnung vom 31.3.2004 angeordneten Aufbewahrungsfristen sind alle Dienststellen nach § 3 ArchivG NW gehalten, nicht mehr benötigte Akten aus der Altablage auszusondern und dem Universitätsarchiv anzubieten.
Der Ablauf der Aufbewahrungsfristen berechtigt nicht zur eigenmächtigen Vernichtung. Eine solche eigenmächtige Vernichtung erfüllt unter Umständen den Tatbestand des Verwahrungsbruches (§ 133 StGB) mit straf- sowie arbeits- bzw. dienstrechtlichen Folgen.
Empfehlungen zur Aufbewahrung von Unterlagen bei den aktenführenden Dienststellen
"Die Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Unterlagen einer Einrichtung fällt nicht primär in den Kompetenz- bzw. Zuständigkeitsbereich von Archivarinnen und Archivaren. Doch gerade die präzise Kenntnis und Abstimmung über die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfristen bestimmen den Arbeitsalltag entscheidend, sind die Archivarinnen und Archivare doch die ersten, die diesbezüglich bei der Abgabe von Unterlagen an das Archiv konsultiert werden. Letztendlich fällt ihnen dann die Aufgabe zu, die Unterlagen ihrer jeweiligen Einrichtung zunächst rechtlich verbindlich und letztendlich historisch verantwortungsvoll zu behandeln.
Die Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit den Akten abgebenden Stellen einer Hochschule sowie der Austausch mit Hochschularchivarinnen und -archivaren haben gezeigt, dass ein detaillierter Fristenkatalog, der möglichst alle anfallenden Unterlagen mit Angabe der Aufbewahrungsdauer enthält, sowohl die Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter als auch die der Archivarinnen und Archivare erheblich erleichtern würde. Der Fristenkatalog gibt allen Beteiligten die Möglichkeit ihre Arbeit effizienter und planbarer zu gestalten." (AG Aufbewahrungsfristen der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW) (externer Link).