Anders als die Universitäts- und Stadtbibliothek "kauft" das Archiv seine Bestände nicht. Um seine Aufgabe, Unterlagen für die Forschung und Rechtssicherung bereitstellen zu können, erfüllen zu können, hat das Archiv die Aufgabe, nicht mehr benötigte Unterlagen aus Wissenschaft und Verwaltung zu sichern und in den archivwürdig bewerteten Teilen dauernd  zu verwahren. Das ist keine Option, sondern ein gesetzlich angeordneter Auftrag - auch für die Dienststellen: eigene “Archive” sind nicht erlaubt, insbesondere personenbezogene Daten gehören nach Erledigung ins Hochschularchiv. 

Das Archiv ist zuständig für das gesamte, für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigte Registraturgut der Einrichtungen der Universität - analg wie digital. Darunter fallen Schriftgut sowie Bild-, Karten-, Audiomaterial und das auf rechnergestützten Datenträgern gespeicherte Material, das bei Registraturbildnern aus deren gesamter Tätigkeit erwachsen ist. Diese Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach seiner Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten. 

In Absprache mit der bisher aktenführenden Stelle werden die Unterlagen vom Archiv übernommen: Aussonderungen sollen im Bereich der Universität in in regelmäßigen Abständen erfolgen, empfohlen werden Aussonderungen alle 3 bis 5 Jahre. Das Archiv kann durch bilaterale Abreden mit Dienststellen auf die Anbietung bestimmten Schriftgutes von vorneherein verzichten. Diese Aktengruppen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen direkt zur datenschutzkonformen Vernichtung gegeben werden; wenden Sie sich deswegen bitte an Herrn Dr. Freitäger (Hausruf -90913).

Die Entscheidung über die Auswahl des dauerhaft aufbewahrungswürdigen Materials erfolgt in jedem Fall nur durch das Universitätsarchiv!

Im Bereich der Hochschulmedizin erstreckt sich die Anbietungspflicht seit dem 1.1.2001 nur noch auf das Dekanat der Medizinischen Fakultät. Nicht mehr zum Archivsprengel des Archivs der Universität gehören die nach dem 1.1.2001 entstandenen Unterlagen aus Kliniken und Instituten des Universitätsklinikums Köln, das als selbständige Anstalt öffentlichen Rechts selbst für die Archivierung sorgen muß. Die Kliniken und Seminare haben mangels einer entsprechenden Regelung im Kooperationsabkommen ihre nicht mehr benötigten Unterlagen bis auf weiteres dem Landesarchiv NRW, Abteilung Rheinland (früher: Hauptstaatsarchiv Düsseldorf) anzubieten.

Unterlagen, die vor dem 1.1.2001 abgeschlossen wurden, müssen noch dem Archiv der Universität angeboten werden!