Aufgaben des Universitätsarchivs

Institutionen, deren Tätigkeit sich in rechtlich relevanten Unterlagen niederschlug, unterhielten sehr früh Archive als Mittel der Rechtssicherung und der Traditionswahrung: So verfügte auch die alte Universität zu Köln über ein Archiv; es ging mit dem Vermögen der 1798 aufgehobenen Hochschule an den Kölner Gymnasial und Stiftungsfonds über und befindet sich heute im Historischen Archiv der Stadt Köln.

Im Universitätsarchiv werden jene Unterlagen (Akten, Urkunden, Karteien, Pläne, Karten etc.) aufbewahrt, die nicht mehr im Geschäftsgang der akademischen Behörden und Einrichtungen der Universität zu Köln benötigt werden. Sie dienen nach der Übergabe an das Archiv der Rechtssicherung, dem Nachweis des Verwaltungshandelns sowie als historische Quellen. Dem Universitätsarchivar obliegt in Zusammenarbeit mit der Verwaltung die Auswahl des dauernd aufbewahrungswürdigen Materials (Bewertung):

Am Anfang steht jedoch immer die Sicherung von Material durch Übernahme. So hat das Archiv im Sommer 2007 aus der Theaterwissenschaftlichen Sammlung der Universität in Schloß Wahn die dort durch Witterungseinflüsse gefährdeten Altakten des Instituts seit 1925 gesichtet und in das Magazin des Universitätsarchivs in Köln-Lindenthal übernommen. Hierüber berichtete im Dezember 2007 die "Kölner Universitätszeitung" (pdf-Fassung).

Aus dem angebotenen Registraturgut wählt der Archivar nur jene Teile aus, die dauerhaft im Archiv verwahrt werden sollen, wobei Redundanzen (etwa durch Doppelüberlieferungen) beseitigt werden: Raum ist ein rares Gut. Maßgeblich für die Entscheidung über Aufbewahrung oder Vernichtung (Kassation) ist dessen Archivwürdigkeit. Kriterium ist dabei, ob es wegen seines geschichtlichen oder rechtlichen Werts dauernd aufzubewahren ist.

Zentrale Aufgabe des Archivars ist es schließlich, die Unterlagen für die spätere historische Erforschung der Universitätsgeschichte aufzubereiten, damit sie benutzbar werden (Ordnung und Verzeichnung). Durch bestandserhaltende Maßnahmen sorgt das Universitätsarchiv dafür, daß die Archivalien benutzbar bleiben. Dies umfaßt sowohl die Prävention durch entsprechende Lagerungsbedingungen wie auch die Restaurierung und Reparatur von geschädigten Akten.