Sie haben als Dienststelle Ihre geschlossenen Unterlagen ins Archiv gegeben? Und nun müssen Sie Unterlagen wieder einsehen? Als abgebende Einrichtung steht Ihnen nach dem Archivgesetz ein Benutzungsrecht für die vom Archiv ausgewählten Unterlagen zu (§ 5 ArchivG NW). Darunter fallen alle Sachakten, jedoch nicht personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen.

Dies sind in erster Linie (nicht abschließend!):

• Personalakten,
• Personalia der Institute und Fakultäten,
• Berufungsvorgänge,
• Prüfungsakten.

Bei diesen Unterlagen ersetzen nach dem Archivgesetz die Anbietung und Übernahme durch das Universitätsarchiv die Löschung. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe der sonstigen Regelungen zur Benutzung (§ 7 Abs. 5 ArchivG NW), d.h. hier gelten die Sperrfristen von 30 Jahren ab Schließung der Akte und zusätzlich 10 Jahren nach Tod des Betroffenen (§ 7 Abs. 1 ArchivG NRW).

Eine Benutzung auch durch die abgebende Stelle ist in diesen Fällen nur mit einer schriftlichen Einwilligung der/des Betroffen möglich, die dem Archiv vor der Ausleihe vorgelegt werden muß. Ohne diese Einwilligung würde der im Archvigesetz verwirklichte Datenschutz unterlaufen.

Wir bitten um Kenntnisnahme und Beachtung!

Die Sperrfristen nach § 7 Abs. 1 gelten uneingeschränkt für alle anderen Dienststellen der Universität, die Akten benutzen möchten, die nicht aus ihrer Provenienz stammen. Hier ist eine dienstliche Ausleihe über das Formular nicht möglich, sonsdern nur eine Bestellung zur Einsichtnahme in den Sonderlesesaal.