Das A und O einer geordneten Aussonderung ist die korrekte Ablage der laufenden Unterlagen. Diesem Zweck dienen Aktenpläne. Seit der Mitte der 1970er Jahre verzichtete die Universitätsverwaltung auf eine Zentralregistratur, die diese Aufgaben übernahm, zugunsten der Sachbearbeiterablage. Für den Bereich der Zentralen Hochschulverwaltung gibt die Schriftgutordnung vom 31.3.2004 einen einheitlichen Aktenplan vor und regelt die Vergabe der Aktenzeichen.

Für die übrigen Bereiche ausserhalb der Hochschulverwaltung bietet das Universitätsarchiv demnächst hier Musteraktenpläne für Dekanate und Institute an.

Das Universitätsarchiv ersetzt nicht Ihren Altaktenkeller, sondern ist ausschließlich Endarchiv: Grundsätzlich sind die Dienststellen gehalten, die Unterlagen während der gesetzlich angeordneten Aufbewahrungsfristen in ihren Räumen aufzubewahren. Diese Fristen sind für die Universitätsverwaltung in der vom Kanzler am 31.3.2004 in Kraft gesetzten Schriftgutordnung (in der aktuellen Fassung von 2007) geregelt. Eine Übernahme von Akten durch das Universitätsarchiv vor Ablauf dieser Fristen ist nur in begründeten Ausnahmen und in Absprache möglich.

Der früher auch an der Universität zu Köln gültige Erlaß des Wissenschaftsministers vom 17.2.1978 (Z A 7 - 2023.0, GABl NW, S. 100) wurde am 7.10.2004 ersatzlos aufgehoben. Daher existiert derzeit für die Prüfungsämter nur noch folgende bindende Aufbewahrungsfrist: Die Prüfungsakten sind nach Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses fünf Jahre - entsprechend der längsten Frist über die Rücknahme eines Grades durch die Fakultät wegen Täuschung im Prüfungsverfahren - aufzubewahren.

Nach Ablauf der durch Rechtsvorschriften und die Schriftgutordnung vom 31.3.2004 angeordneten Aufbewahrungsfristen sind alle Dienststellen nach § 3 ArchivG NW gehalten, nicht mehr benötigte Akten aus der Altablage auszusondern und dem Universitätsarchiv anzubieten.

Der Ablauf der Aufbewahrungsfristen berechtigt nicht zur eigenmächtigen Vernichtung. Eine solche eigenmächtige Vernichtung erfüllt unter Umständen den Tatbestand des Verwahrungsbruches (§ 133 StGB).