Die Matrikeln
Die zentrale Überlieferung zu den Studierenden an der Universität und ihren Vorgängerinnensind die Matrikeln (Mutter- oder Stammrollen), die in chronologischer Folge die Studierenden verzeichnen. So kommt es, daß als Nummer 2 der Kölner Universitätsmatrikel die türkische Staatsangehörige Jenny Gusyk verzeichnet ist. An den neuzeitlichen Kölner Hochschulen existieren Matrikeln seit 1901; bis 1966 befinden sie sich im Archiv.
- Zugang 29: Matrikelbücher von Handelshochschule (seit 1901), Verwaltungshochschule (seit 1912) und Universität (seit 1919).
Der Zugang zu den Studierendendaten ist jedoch leichter über die alphabetischen Matrikelkarteien, die überdies deutlich mehr Informationen beinhalten als die Matrikelbücher. Anders als die Matrikelbücher, die häufig von Mitarbeitern des Universitätssekretariats geschrieben wurden, mußten die Studierenden die Matrikelkarten selbst ausfüllen, von 1919 bis 1934 bei jeder (Neu-)Einschreibung nach Studienortwechseln. Deswegen liegen in dieser Zeit evtl. mehrere Karten für eine Person vor:
- Zugang 29: Stammblätter der Studierenden der Handelshochschule bis 1912;
- Zugang 500: Matrikelkartei der Studierenden der Handelshochschule von 1912-1919;
- Zugang 500/II: Matrikelkartei der Studierenden der Verwaltungshochschule 1912-1919;
- Zugang 500/III: Matrikelkartei der Studierenden der Akademie für praktische Medizin im SS 1919;
- Zugang 600: Matrikelkartei (I) der Studierenden, Zweithörer und Gasthörer der Universität 1919-1934;
- Zugang 489: Matrikelkartei (II) der Studierenden der Universität 1934-1945;
- Zugang 807: Reste der Matrikelkartei der Zweithörer und Gasthörer der Universität 1934-1945;
- Zugang 804: Matrikelkartei (III) der Studierenden der Universität 1945-1966;
- Zugang 810: Matrikelkartei der Studierenden der Pädagogischen Akademie bzw. Hochschule Köln 1946-ca.1968.
Die Matrikelbücher und -karteien sind im Magazin aufgestellt und für nicht Benutzer zugänglich.
Sie unterliegen hinsichtlich ihrer Benutzbarkeit den Vorgaben des Archivgesetzes NRW zu personenbezogenem Schriftgut. Danach sind die Unterlagen erst 30 Jahre nach Schließung und 10 Jahre nach dem Tod der Person (bzw. hilfsweise 100 Jahre nach Geburt) benutzbar. Betroffene sowie deren Abkömmlige in gerade Linie (Kinder, Enkel) können jedoch nach Nachweis ihrer Berechtigung Auskunft hieraus erhalten.
Studierendenakten
Eine besondere Überlieferung neben den Matrikeln sind die Studierendenakten des Sekretariats, die bis in die 1960er Jahre geführt wurden. Während das Gros der geschlossenen und abgelegten Studierendenakten aus der Zeit seit 1901 im Winter 1959/60 vernichtet wurde, wurden Akten mit nicht abgeholten Originalzeugnissen (wie Studienbüchern und Zeugnissen) aufbewahrt, aber die Inhalte bis auf die Urkunden vernichtet (Zugang 29/II).
Diese ca. 1.700 Restakten werden ergänzt durch einige Hundert vollständige Studierendenakten seit etwa 1945, die vom Sekretariat auf Anforderung des Disziplinarbeamten der Universität gesperrt wurden (Zugang 29/III). Diese Studierenden verließen ohne Exmatrikel die Universität. Die Akten sind deswegen noch vollständig.
Bei beiden Beständen bestehen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes noch Benutzungsbeschränkungen bis 100 Jahre nach Geburt. Im Einzelfall erteilt das Archiv Auskunft.